Kérdések a VPOP jogcímeivel kapcsolatban

Hogyan kell használni a Vaslap programot, ha nem „normál” folyamatokat, mint például bevételezést vagy kiadást szeretnénk végrehajtani, hanem ritkábban előforduló műveleteket, mint pl. korrekciót vagy telephelyek közötti áttárolást kell elvégeznünk? Tájékoztatónk apropóját az adta, hogy 2010. április utolsó napjaiban a Vám- és Pénzügyőrség letölthetővé tette a havi jelentéshez szükséges 1.4-es elektronikus nyomtatványt, amelyen már szerepelnek azok a jogcímek, amelyek ez idáig hiányoztak a rendeletben meghatározott, fémkereskedőkre „kitalált” tevékenység listából.

Ezek használatáról – jelen pillanatban – még pontos tájékoztatást nem tudnak adni, még hírlevélben sem tájékoztatták az érintetteket, de sajnos - mindezek ellenére - pontos jelentéseket várnak. Ezen a helyzeten szeretnénk segíteni írásunkkal, viszont meg kell említenünk, hogy - mivel sem a leveleinkre, sem a telefonjainkra nem reagál a hatóság – az általunk leírtaknak a hivatalos alátámasztása még nincs meg.
(Amennyiben ez később megtörténik, és olyan információkat kapunk, amelyek ellentétesek az itt leírtakkal, akkor a jövőben, egy következő cikkünkben ezt közölni és korrigálni fogjuk.)

Mik okozhatják az élettől elrugaszkodott bonyolításokat?

• Egy átlagos – nem VPOP által felügyelt – készletnyilvántartó programban a mennyiségi növekedések és csökkenések igen egyszerűen, pozitív és negatív számokkal rögzíthetők. Ha hibát vétünk egy ilyen programban, akkor lehetőség van a helytelenül rögzített sorok törlésére, vagy ellentétes előjelű mennyiség berögzítésére, a hiba eltűntetésére. A mi esetünkben azonban a kormányrendelet tiltja az anyagmozgások utólagos szerkesztését vagy törlését. (Hallomásból azt is tudjuk, hogy a már régebben működő, egyéb célú jövedéki programok nem engedik meg a negatív előjelek használatát, viszont a fémkereskedelemmel kapcsoltban nem ismerünk ilyen hivatalos állásfoglalást, sőt azt tapasztaljuk, hogy az F03-as, havi jelentés elfogadja a mínuszjelet. Sem megerősíteni, sem cáfolni nem tudjuk, hogy pl. szabad-e egy hibás bevételezést egy másik, negatív előjelű bevételezéssel eltüntetni. Az ezzel kapcsolatos megoldásunkat lentebb olvashatják.)
• Egy cikk átminősítés (fémkereskedősen: „egy kezelés”) esetében egy normál nyilvántartó program képez egy negatív sort a csökkenő cikk készletéből, és egy pozitív mennyiségű sort a „kezelés” során létrejött cikkből. Sajnos a törvényalkotók által megadott – és VPOP által bekódolt – jogcímek logikusan nem engedik meg, hogy a havi jelentésben negatív értékeket szerepeltessünk, mivel a növekedéseknek is, és a csökkenéseknek is különálló jogcímeket adtak, amelyekhez fel kell gyűjtenünk és előjelet kell fordítanunk ahhoz, hogy a jelentésbe pozitív számokkal beilleszthessük azokat.
• Komoly hiányossága a jogcímeknek, hogy nem lettek teljes körűen részletezve velük a folyamatok. Például nincs leltáreltérés, és nincs sztornó, csak egyetlen engedélyezett jogcím van a készlet módosítására, a „Korrekció”. Pedig fontos, hogy megkülönböztessük a nyilvántartásunkban e két dolgot, hiszen teljesen más célra valók. A „leltár eltérésnél” (pl. egy lopás lekönyvelésénél) csak a készletünket kell módosítanunk, nem kell, sőt nem is tudunk, vevő vagy szállító nevet megadni a bevét és kiadás modulban. A „sztornó” esetében pedig fontos, hogy megadjuk azt is, hogy melyik vevőnk vagy beszállítónk – elrontott – bizonylatát korrigáljuk. Közgazdászunk szavaival élve: „az APEH dobna egy hátast, ha csak a fémes rendeletben megadott jogcímekkel dolgoznánk a programban”. (Az a tény, hogy a jogcímek a korrekció esetében is két részre lettek bontva – „Korrekciós csökkenésre” és „Korrekciós növekedésre” – csak „még egy púp a hátunkra”, mivel az élettől elrugaszkodott módon nem használhatjuk a bevált plusz-mínusz mennyiségeket a folyamatokban.)
• Sorolhatnánk tovább a nehézségeket, de inkább lássuk a megoldásokat…

Normál tevékenység alatt értjük a telephelyen történő vásárlást és a telephelyről való kiszállítást, eladást. E folyamatok végrehajtása a Vaslap programban a legtöbbünknek már nem okoz problémát, hiszen nap, mint nap ugyanazokat a lépéseket hajtjuk végre. Előfordul, hogy egy –anyagmozgással kapcsolatos – ez idáig nem használt műveletet kell végrehajtanunk. Ezek közül sorolunk fel jó néhányat.

Korrekció, sztornó:

Mivel valószínűsíthető, hogy nem megengedett a negatív bevételezés (a napi jelentés sem fogadja a negatív előjelet), így ezt inkább kerüljük el, és válasszunk más megoldást. Ha pl. tévesen beütöttünk ötezer kg vörösrezet a vételi jegyre, és ezt el is mentettük, akkor – mivel sem törölni, sem átírni nem tudjuk – egy lehetőségünk marad. A „Kiadás modul” felső részén a „Normál kereskedelem” helyett válasszuk a „Korrekció (partnert megadva)” nevű jogcímet, és adjuk ki a hibásan rögzített ötezer kg vörösrezet. (Fontos, hogy ne a „leltáreltérés”-es korrekciós jogcímet válasszuk, mert az nem engedi meg partner kiválasztását.)
Miért nem a „Bevét modulban” korrekcióztunk? Azért mert a bevét oldalon csak készlet növekedéseket számolhatunk el, és a mínuszos bevételezést nem tudja fogadni az F02-es (napi adatszolgáltató) elektronikus nyomtatvány, így nem tudna belekerülni a napi jelentésbe sem. (Megjegyezzük, hogy a F03-as havi jelentésben van lehetőség a negatív számok szerepeltetésére. Ha ezt a logikát követjük, akkor megengedettnek tűnik a mínuszolás, de az is lehet, hogy egyszerűen csak hibás a VPOP nyomtatványa.)

Mi lesz a napi jelentésen? Sajnos azon szerepelni fog a téves bevételezésünk, az elrontott óriási mennyiséggel.

Mi lesz a havi jelentésen? A korrekció, mint minden más jogcím csak ezen az összesítő lapon fog előjönni, így a javításaink adott esetben csak egy hónap múlva fognak eljutni a hivatalhoz.

Ha a kiadásnál vétünk el mennyiségeket, akkor természetesen – ugyanúgy – a fent leírtak szerint járjunk el. Az ellentétes modul („Bevétel modul”) ide vágó jogcímével tehetjük helyessé a készletünket.

Korrekció, leltározás:

A fémkereskedelem során is óhatatlanul előfordulnak hiányok, tévedések vagy esetleg lopások. Szerencsére az új jogcímek lehetőséget adnak ezek könyvelésére, nyilvántartására, viszont mindig tartsuk szem előtt, hogy a készleteinket a VPOP figyeli, ezért egy ilyen készletváltozás könyvelését célszerű egyéb iratokkal (pl. lopás esetén egy rendőrségi jegyzőkönyvvel) alátámasztani.

A dolog szépséghibája, hogy a jogalkotó nem gondolt arra, hogy több féle – merőben más – korrekcióról beszélhetünk. Egyetlen „Korrekció” van csak a jogcímek között, amelyen osztozni kell a leltáreltérésnek és bizonylat sztornónak. Létezik ugyan két „Korrekciós” jogcím, de egy tejesen más megközelítésben, egy a növekedésekre és egy a csökkenésekre. Sajnos ez nem segít, sőt teljesen megbonyolítja a folyamatot.

Nem szeretnénk azzal terhelni a program használókat, hogy adatrögzítés közben még ezeket az előjelek okozta gondot is a nyakukba akasszuk. A Vaslap programot úgy terveztük meg, hogy ki tudjuk védeni ezeket az anomáliákat, úgy hogy a hatóság is azt kapja, amit vár, és a felhasználók is – viszonylag – könnyen kezeljék a programot. Így csak a következőket kell megjegyezni…

Ha hiányunk támadt, akkor a „Kiadás modulban”, ha többletünk van, akkor a „Bevét modulban” válasszuk a program felső részén látható jogcímek közül a „Korrekció (leltáreltéréshez)” nevű címet, és vigyük fel hozzá a tételeket. (A háttérben a program tudni fogja, hogy milyen módon tárolja le a bevitt mennyiségeket a naplóba.)

Miért nem lehet a rontott vételi jegyet egy mínuszos, másik vételi jeggyel sztornózni?

Mert a napi jelentés „C” lapja nem fogadja a negatív előjelű tételeket, ezért csak a rontott vételi jegy fog rákerülni a jelentésre, a negatív mennyiségű sztornó nem. (A Vaslap programnak nem okozna gondot ez a  mennyiségi javítás, de a fent leírtak miatt nem javasoljuk ezt a megoldást.)

Miért nem lehet a rontott vételi jegyet egy normál kiadással ellensúlyozni?

Mert a napi jelentésben nincs lehetőség – a kiadásoknál a „D” lapon – egy magánszemélyt szerepeltetni. Egyszerűen nem fogadja el a magánszemély adóazonosító jelét. A hatóság szerint csak egy adószámmal rendelkező vállalkozásnak lehet fémhulladékot átadni. (A Vaslap programnak nem okozna gondot ez a megoldás sem, de a fent leírtak miatt nem javasoljuk ezt a megoldást.)

Áttárolás a saját cégünk két telepe között:

Azok a vállalkozások, amelyek több telephellyel rendelkeznek csak most, az új jogcímek bevezetésével kaptak lehetőséget a saját telepeik közötti anyagmozgatásra.

Mivel az anyagok szállítása zömmel közúton történik, ezáltal szükséges hozzá az Anyagkísérő okmány is. Jelen esetben az a furcsa helyzet áll elő, hogy az eladó és a vevő helyén is a saját cégünk áll, csak a címek különböznek. (Természetesen, ha valakinek a telepei egymás mellett vannak fizikailag – ilyen lehet egy azonos kézben lévő autóbontó és fémhulladék telep – annak nem szükséges anyagkísérő okmányt nyomtatnia.) A Vaslap program fejlesztése során már – hónapokkal ezelőtt – számítottunk rá, hogy a hatóságok kérései ütközni fognak a nyilvántartásban, ezért a háttér adattáblákat úgy alakítottuk ki, hogy pl. a jelen esetben előálló problémát meg tudjuk oldani. Az APEH-nek nem biztos, hogy szimpatikus az a megoldás, hogy egy vásárlásnál saját magam legyek a vevő és az eladó is egyben. A VPOP-nek pedig az nem tetszene, ha a telephelyünkre egy anyagbeszállítást egy egyszerű áttárolással akarnánk megoldani. A következő Vaslapos módszer eleget tesz az elvárásoknak…

Ha kiadjuk az egyik telepünkön az anyagokat, akkor azt ugyanúgy tegyük, mintha egy vevőnek adnánk el, csak a program ablakának felső részén lévő jogcímet előbb váltsuk át „Saját telephelyek közti mozgás”-ra! (Ekkor anyagkísérőt is nyomtathatunk, amelyen mi állunk a vevő és az eladó helyén egyaránt. Mivel a rendszerünk egyben tartja a telepek készleteket, ezzel az áttárolást megvalósítottuk úgy, hogy az nem egy normál áttárolással történt.)
A másik – befogadó – telephelyünkön pedig végezzünk el egy normál bevételezést, azzal a kitétellel, hogy fent váltsuk át a bevét jogcímét „Saját telephelyek közti mozgás”-ra! (Egy dologra figyelni kell! A tárolóhelyeket körültekintően válasszuk meg, nehogy ugyanazt a telepet jelöljük meg kiadónak és befogadónak is egyben.)

Miként látszanak a telepen belüli áttárolások a jelentésben?

A jogalkotó kifelejtette ezt az anyagmozgást – a nyitó készlethez hasonlóan – a rendszerből, és ezáltal a havi jelentésből is, így az áttárolás nem szerepel sehol, csak az ellenőrzések során kell tudnunk elszámolni a tárolóhelyeink aktuális mennyiségeivel.

Telephellyel nem rendelkező fémkereskedő „Vaslapos” beállításai:

2010. májustól lehetőség van arra, hogy telephely nélkül is napi és havi jelentést küldjünk a VPOP-nek. Ez az új jogcím az egyetlen, amelyik miatt nem kell napokig meditálni az egyszerű megoldáshoz.

Akár bevételezünk, akár kiadunk, a Vaslap programban válasszuk a „Telephely nélküli mozgás” nevű jogcímet. (Ha minden anyagmozgásnál ugyanezt a jogcímet szeretnénk használni, és nem akarjuk minden egyes alkalommal újra és újra kiválasztani a jogcímet, akkor a „Törzsadatok / Jogcímek mozgásokhoz” című menüpontban állítsuk át az „Alap” nevű oszlopban az „Igen” szót a megfelelő helyre. Ezután már az igennel jelölt jogcím lesz az alapértelmezett minden egyes program behívás után.)

A bértárolást hogyan kell lekezelni a programban?

Akár bevételezésről, akár kiadásról legyen szó, a bérben tárolt anyagok lerakása a telepre vagy elszállítása a telepről meg kell jelenjen a nyilvántartásban. A Vaslap programban csak annyiban kell változtatnunk a normál, kereskedelmi folyamaton, hogy a program ablak felső részén a „Normál kereskedelem” helyett válasszuk a „Bértárolás” jogcímet. (Ebben az esetben az anyagmozgás naplóban mind az anyag beszállítója, mind az anyag tulajdonosa helyén a partner neve fog szerepelni.)

Miben különbözik a napi és a havi jelentés?

A legfontosabb különbségek egyike, hogy a napi jelentésben – jelenleg – csak 4-féle VPOP jogcímkód szerepelhet. A normál kereskedelem melletti készlet csökkenés és növekedés az egyik páros, a telephely nélküli kereskedelem növekedése és csökkenése a másik páros. A napi jelentés nem enged meg negatív előjelű mennyiségeket, a kiadási lapon („D”) pedig nem lehet magánszemélyt szerepeltetni.

A havi jelentés az a nyomtatvány, ahol minden mozgás (VPOP szavaival: jogcím) szerepel. Csak itt tudjuk lejelenteni a hó közben történt olyan készletváltozásokat, amelyekre a napi jelentés nem adott módot. Ezáltal például a tévesen rögzített, akár több ezer kg-os bevételezés korrekcióját adott esetben csak egy hónap múlva tudjuk átküldeni a hatóságnak, hiába javítottuk a hibánkat még aznap.

Szállítási különbözet könyvelése:

Egyik legfontosabb probléma minden fémkereskedőnél, hogy az általa eladott anyagok mennyiségét nem fogadja el az átvevő. Szinte minden esetben mennyiségi levonással találkozhatunk az eladáskor. Fontos kiemelnünk, hogy a Pénzügyőrség nem foglalkozik az eladáskor fennálló mennyiségi különbözettel, őket csak az adott fémkereskedő pontos készlete érdekli. Tehát a kiadott és elszállított mennyiség az, amivel Önnek el kell számolnia, és „egy másik lapra tartozik” az eladás során alkalmazott különbözet elszámolása.
Elöljáróban annyit tudunk mondani, hogy mind a bevét, mind a kiadás modulban megtalálják a „Szállítási különbözet” nevű jogcímet, amellyel ez esetben könyvelhetnek. Sajnos a pontosítás még jelenleg is tart, bár a megoldás körvonalazódni látszik. A pontos leírást csak a következő cikkünkben tudjuk kiadni, ahol egyrészt az APEH és a KvVM, másrészt a VPOP elvárásainak megfelelő – szállítási különbözettel kapcsolatos – folyamatot fogjuk felvázolni a nyilvántartás és a számla nyomtatás vonatkozásában. (A jelenlegi képlékeny helyzetben azt tanácsoljuk, hogy a számlázást a VPOP nyilvántartástól függetlenül, akár kézzel, akár egy másik programban végezzék addig, amíg nem tisztázódnak az anomáliák!)